AI Act: lista de verificación para empresas

Para aplicar el AI Act en su empresa, haga un inventario de los usos, identifique su papel jurídico, descarte las prácticas prohibidas y vincule cada obligación con una evidencia verificable. Un agente de IA no es automáticamente un sistema de alto riesgo: el análisis depende de su finalidad prevista, de las personas afectadas y de su influencia en las decisiones. A fecha de 24 de octubre de 2026, algunas normas ya se aplican, mientras que las obligaciones específicas de los sistemas de alto riesgo siguen un calendario aplazado.

Partir del calendario aplicable en octubre de 2026

El cumplimiento empieza por distinguir entre lo que debe estar funcionando hoy y lo que hay que preparar para una fecha posterior. Utilizar una lista publicada antes de las modificaciones de 2026 puede llevar a trabajar con fechas incorrectas.

El calendario oficial de la Comisión Europea, consultado para esta página a fecha de 24 de octubre de 2026, recoge las siguientes etapas:

Conjunto de normas	Fecha de aplicación	Consecuencia para la empresa
Primeras prácticas prohibidas y disposiciones sobre competencias en IA	2 de febrero de 2025	Revisar los usos y organizar medidas adecuadas
Gobernanza y obligaciones relativas a los modelos de IA de uso general	2 de agosto de 2025	Distinguir las obligaciones del proveedor del modelo de las del usuario
Aplicación general, incluida la transparencia, salvo los períodos transitorios previstos	2 de agosto de 2026	Revisar las interfaces y los contenidos afectados
Sistemas de alto riesgo incluidos en el anexo III	2 de diciembre de 2027	Preparar las obligaciones correspondientes a los usos sensibles
Sistemas de alto riesgo vinculados a productos regulados del anexo I	2 de agosto de 2028	Coordinar el cumplimiento en materia de IA con la normativa del producto

El aplazamiento de las normas sobre alto riesgo no suspende las demás reglas. Tampoco retrasa sus obligaciones en materia de datos personales, legislación laboral o protección de los consumidores.

Esta página ofrece un método de preparación y control. El glosario del AI Act explica los conceptos esenciales; el artículo AI Act: qué cambia para los agentes de IA aborda la evolución del marco normativo.

1. Inventariar los usos, no solo las suscripciones

Una tabla de los programas contratados no es suficiente. Un mismo servicio puede utilizarse para reformular un mensaje, analizar candidaturas o proponer una decisión comercial. Cree una entrada por cada uso lo bastante diferenciado como para que se entiendan su finalidad y sus riesgos.

Incluya las cuentas profesionales, las cuentas personales utilizadas en el trabajo, las funciones de IA del software de gestión y las automatizaciones realizadas por proveedores externos. El catálogo de herramientas de IA puede ayudarle a reconocer las categorías presentes en su organización; no sustituye este inventario interno.

Para cada entrada, indique:

el departamento responsable y la persona que autoriza el uso;
la finalidad concreta y los usos excluidos;
el proveedor, el sistema utilizado y los componentes identificables;
los usuarios, las personas afectadas y los países implicados;
los datos consultados, transmitidos, conservados o generados;
las acciones posibles y el papel de la decisión humana;
la documentación contractual y técnica disponible.

Para un agente creado en n8n, por ejemplo, describa el flujo configurado en lugar de limitarse al nombre de la plataforma. Un agente que prepara un borrador y otro que modifica un expediente de personal requieren análisis distintos.

Evidencia recomendada: una ficha de uso fechada, con una persona responsable designada y un esquema de los flujos. Los ejemplos de evidencias de esta guía son formas prácticas de documentar el trabajo, no una lista de formularios obligatorios para todos los casos.

2. Determinar si actúa como responsable del despliegue o como proveedor

Una empresa que utiliza un sistema bajo su propia autoridad suele actuar como responsable del despliegue. Una empresa que desarrolla, o encarga el desarrollo de, un sistema y lo introduce en el mercado o lo pone en servicio bajo su nombre puede ser proveedora, incluso si lo destina a uso interno. Por tanto, contratar una API no determina por sí solo el papel que corresponde respecto al sistema construido con ella.

El reglamento consolidado disponible en EUR-Lex permite comprobar estas definiciones y las responsabilidades en la cadena de valor. Su artículo 25 establece, entre otros supuestos, que un cambio de finalidad prevista que convierta un sistema en uno de alto riesgo puede hacer que la empresa deba asumir las obligaciones del proveedor.

Aspecto que debe examinar	Empresa responsable del despliegue	Empresa proveedora
Posición habitual	Utiliza un sistema bajo su autoridad	Desarrolla o encarga el desarrollo del sistema y lo introduce en el mercado o lo pone en servicio bajo su nombre
Objeto del análisis	Condiciones de uso y contexto real	Diseño, finalidad prevista y cumplimiento del sistema
Documentación que debe buscar	Instrucciones, limitaciones e información del proveedor	Elementos que demuestren el cumplimiento de los requisitos aplicables
Cambio que debe vigilar	Uso que exceda la finalidad prevista	Modificación del sistema o de su finalidad prevista

No confunda al proveedor del modelo con el proveedor del sistema final. Utilizar un modelo de uso general no traslada automáticamente a su desarrollador todas las obligaciones relacionadas con la aplicación.

Antes de encargar un proyecto a un integrador, concrete los papeles de cada parte y los entregables esperados. Evidencia recomendada: un informe de clasificación acompañado de un reparto contractual de tareas, sin dar por hecho que el contrato elimina una responsabilidad establecida por el reglamento.

3. Descartar las prácticas prohibidas antes de la prueba piloto

La primera decisión no consiste en elegir una medida de seguridad. Consiste en comprobar si el uso puede siquiera plantearse.

El artículo 5 sobre prácticas prohibidas, en su presentación oficial actualizada, abarca, entre otras, determinadas manipulaciones perjudiciales, la explotación de vulnerabilidades, ciertas formas de puntuación social y algunas categorizaciones biométricas sensibles. La inferencia de emociones a partir de datos biométricos en el trabajo o en centros educativos está prohibida, salvo por las razones médicas o de seguridad previstas en el texto.

En una empresa, examine especialmente las funciones que afirman deducir el estado emocional de un candidato o empleado a partir de su voz o su rostro. Un consentimiento incluido en la interfaz no basta para dejar sin efecto una prohibición.

La misma fuente indica que las nuevas prohibiciones relativas a determinados contenidos íntimos o sexualmente explícitos no consentidos y a contenidos de abuso sexual infantil se aplican a partir del 2 de diciembre de 2026. Ese calendario no altera las prohibiciones que ya puedan derivarse de otras leyes.

Evidencia recomendada: una decisión escrita de exclusión o un análisis razonado cuando una función resulte ambigua. Solicite una descripción técnica al proveedor en lugar de basarse únicamente en sus mensajes comerciales.

4. Clasificar el sistema según su finalidad real

La presencia de IA generativa o de un ciclo de ejecución autónoma no basta, por sí sola, para clasificar un sistema como de alto riesgo. Examine la finalidad prevista, el contexto y los efectos del sistema sobre las personas.

El artículo 6 y los anexos del reglamento distinguen, entre otros, los sistemas vinculados a determinados productos regulados y los usos sensibles del anexo III: selección de personal, ciertas decisiones relativas a los trabajadores, educación o solvencia, entre otros. Las excepciones están sujetas a condiciones; describir una función como apoyo a la decisión no basta para justificar que se aplica una excepción.

Compare estos ejemplos de uso:

reformular una oferta de empleo;
extraer información de los expedientes de candidatura;
ordenar candidatos para decidir a quién se entrevistará.

Estas descripciones, por sí solas, no permiten llegar a una conclusión definitiva. Muestran por qué hay que examinar la influencia efectiva del resultado, los criterios utilizados y el control humano, en lugar de asignar una clasificación general a todo el departamento de recursos humanos.

Tampoco dé por hecho que un pago autónomo convierte necesariamente al sistema en uno de alto riesgo en el sentido del reglamento. El riesgo operativo y la categoría jurídica requieren análisis separados.

Evidencia recomendada: un informe que indique la finalidad prevista, la categoría examinada, las disposiciones pertinentes y los motivos de la clasificación. Revíselo cuando una nueva herramienta, un nuevo grupo de personas o una nueva capacidad de actuación modifiquen el escenario.

5. Organizar las competencias y la supervisión

El artículo 4 se modificó en 2026. Según las preguntas frecuentes oficiales sobre alfabetización en IA, los proveedores y los responsables del despliegue deben adoptar medidas para apoyar el desarrollo de estas competencias, sin que se exija un nivel individual uniforme ni un certificado universal.

Adapte esas medidas a las tareas. Quien reformula textos debe saber verificar las afirmaciones y proteger la información confidencial. Quien supervisa un agente también debe comprender sus permisos, las condiciones que activan su ejecución y el procedimiento para detenerlo.

Un programa práctico puede incluir:

una presentación de los usos autorizados y prohibidos;
un ejercicio para detectar errores en documentos representativos;
una demostración de los datos a los que puede acceder el agente;
un procedimiento para comunicar problemas y retomar el trabajo manualmente;
una actualización cuando se produzcan cambios importantes.

Para comprobar la supervisión, pruebe situaciones concretas: un documento incoherente, una solicitud fuera del ámbito autorizado o una recomendación insuficientemente justificada. Verifique que la persona responsable sabe reconocer el problema y tiene autoridad para interrumpir el procesamiento.

Evidencia recomendada: materiales, participantes, ejercicios y correcciones realizadas. La firma de una política de uso de la IA en la empresa ayuda a difundir las reglas; por sí sola, no demuestra que las personas sepan aplicarlas.

6. Verificar la transparencia de las interacciones y los contenidos

Las obligaciones de transparencia no afectan únicamente a los sistemas de alto riesgo. Las preguntas frecuentes de la Comisión sobre el artículo 50 distinguen las responsabilidades de los proveedores y de los responsables del despliegue.

Los proveedores deben prever, entre otras medidas, que se informe a las personas que interactúan directamente con una IA, salvo cuando resulte evidente. Si se trata de una interfaz para clientes, compruebe cómo aparece esa información en la práctica.

Los responsables del despliegue deben identificar las ultrasuplantaciones afectadas. El texto también exige informar sobre determinados textos generados o manipulados que se publican para informar al público sobre asuntos de interés público, con una excepción sujeta a condiciones cuando existe revisión humana o control editorial y una persona o entidad asume la responsabilidad editorial.

El marcado técnico legible por máquina, que corresponde al proveedor, es distinto de la información dirigida al público. El artículo 50 se aplica desde el 2 de agosto de 2026; el período transitorio hasta el 2 de diciembre de 2026 afecta únicamente a determinadas obligaciones de marcado y detección para sistemas ya comercializados antes de esa fecha.

Control recomendado: examine todo el recorrido, desde el primer contacto hasta el contenido exportado. Conserve las pantallas informativas, las reglas de publicación y las aprobaciones editoriales pertinentes. Una corrección ortográfica no equivale a revisar el contenido.

7. Preparar el expediente de los usos de alto riesgo

Para los usos afectados, prepare las obligaciones futuras sin presentarlas como si todas fueran ya aplicables en octubre de 2026. El artículo 26 sobre los responsables del despliegue prevé, entre otras medidas, el uso conforme a las instrucciones, una supervisión competente, el seguimiento del funcionamiento y la gestión de los datos de entrada que estén bajo su control.

También establece que los registros automáticos bajo el control del responsable del despliegue deben conservarse durante un período adecuado, de al menos seis meses, salvo que otra disposición aplicable establezca algo distinto. Ese plazo legal no debe convertirse en una instrucción general para conservar todas las conversaciones.

El texto también regula la información a los trabajadores afectados y a sus representantes, así como a las personas sujetas a determinadas decisiones asistidas por estos sistemas. Además, prevé actuaciones ante el proveedor y las autoridades cuando se detectan riesgos o incidentes.

Desde la selección del proveedor, pregunte cómo podrán cumplirse estas obligaciones: exportación de registros, acceso a las instrucciones, contacto para incidentes y posibilidad de suspender el sistema.

La evaluación del impacto en los derechos fundamentales prevista en el artículo 27 no afecta por igual a todas las pymes. Se dirige, entre otros, a determinados organismos públicos, entidades privadas que prestan servicios públicos y usos relacionados con la solvencia o los seguros de vida y de salud.

Evidencia recomendada: una lista de las obligaciones aplicables al escenario, cada una vinculada a una persona responsable, una fecha límite y un documento previsto.

8. Abordar los datos personales en un expediente paralelo

Cumplir el AI Act no sustituye el cumplimiento del RGPD. Un uso que no se considere de alto riesgo puede, aun así, tratar información personal sensible o producir una decisión problemática.

La CNIL recuerda las garantías relacionadas con los sistemas de IA y las decisiones automatizadas. En particular, que haya una persona en el proceso no garantiza un control efectivo si no puede reconsiderar los resultados o si se descartan expedientes sin un examen real.

Organice la revisión de los datos en torno a preguntas concretas:

¿Qué finalidad justifica cada categoría de datos?
¿Qué base jurídica se utiliza y qué información se facilitará a las personas?
¿Qué proveedores reciben los datos y en qué países?
¿Quién puede consultar los historiales y los resultados?
¿Cómo se atenderán las solicitudes de las personas?
¿Es necesaria una evaluación de impacto relativa a la protección de datos?

En el caso de un agente, siga también las transmisiones hacia las herramientas conectadas y los destinos de exportación. El modelo es solo uno de los posibles destinatarios.

Evidencia recomendada: un mapa de los tratamientos y destinatarios, vinculado al registro y a las evaluaciones pertinentes. El artículo Agentes de IA y RGPD: qué datos se envían y adónde desarrolla esta revisión de los flujos.

9. Controlar las acciones y los cambios en producción

Las siguientes medidas son recomendaciones técnicas que deben adaptarse al contexto; no representan requisitos idénticos para todos los sistemas en virtud del AI Act.

Empiece por reducir los permisos: acceso de solo lectura cuando sea posible, cuentas específicas y acceso limitado a los expedientes necesarios. Sitúe las aprobaciones en los puntos donde todavía puedan evitar una consecuencia no deseada, antes de un envío o de una modificación sensible.

Pruebe también la separación entre datos e instrucciones. Un agente puede leer un documento que intente desviar su comportamiento. Compruebe que un contenido recibido no le permita ampliar sus permisos ni eludir una aprobación.

La guía Proteger un agente de IA detalla estos controles; el diagnóstico de seguridad ayuda a detectar las protecciones que faltan.

Prepare un procedimiento de incidentes que identifique a la persona capaz de desactivar el agente, conservar los elementos útiles y retomar el trabajo manualmente. Distinga la corrección técnica de las notificaciones exigidas legalmente por las normas aplicables.

Por último, defina los cambios que requieren una nueva evaluación: nueva finalidad, nuevo modelo, nueva fuente de datos, nuevo grupo de personas o nuevo permiso de escritura. Evidencia recomendada: una ficha de cambio que describa su efecto sobre los riesgos, las pruebas realizadas y la decisión de volver a poner el sistema en servicio.

10. Utilizar una lista de verificación con evidencias y decisiones

Esta lista sirve para organizar y seguir el trabajo. Para cada punto, asigne una persona responsable, adjunte una evidencia e indique si está cumplido, pendiente de corrección o no es aplicable, con su justificación. Una casilla marcada sin documentación ni razonamiento aporta poca información.

Controles que debe realizar ahora

Se han inventariado los usos profesionales, incluidos los de los proveedores externos.
Se han documentado la finalidad y los usos excluidos para cada escenario.
Se han examinado los papeles de responsable del despliegue y de proveedor.
Se ha comprobado si existen prácticas prohibidas.
Se han documentado la clasificación del sistema y su calendario.
Las medidas para desarrollar competencias se adaptan a las funciones de cada persona.
Se han aplicado las obligaciones de transparencia correspondientes.
Se han examinado los flujos de datos y las obligaciones del RGPD.
Se han probado los permisos, las aprobaciones y los procedimientos de parada.

Preparación para el alto riesgo, cuando corresponda

Están disponibles las instrucciones y las limitaciones del proveedor.
Se han organizado la supervisión y el seguimiento del funcionamiento.
Se ha definido la conservación de los registros según las normas aplicables.
Se ha preparado la información para los trabajadores y las personas afectadas.
Se ha examinado la necesidad de evaluar el impacto en los derechos fundamentales.
Se han comprobado las posibles obligaciones de registro según el papel de la empresa.

Seguimiento del expediente

El procedimiento de incidentes identifica a los interlocutores y las acciones.
Se hace un seguimiento de los cambios que puedan modificar la clasificación.
Cada incumplimiento tiene una acción correctiva, una fecha límite y una persona con autoridad para decidir.
Los textos normativos y los documentos de los proveedores utilizados están fechados y archivados.

El resultado útil es un expediente que permita entender por qué se autorizó un uso, bajo qué condiciones y con qué controles. También debe permitir reconocer cuándo es necesario revisar esa autorización.

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Preguntas frecuentes

¿El AI Act afecta a una pyme que utiliza un asistente de IA?

Sí, el uso profesional puede situar a una pyme en el papel de responsable del despliegue. Las obligaciones dependen del sistema y de su finalidad prevista: utilizar un asistente de redacción no implica automáticamente quedar sujeto al régimen de los sistemas de alto riesgo.

¿Cada empleado necesita un certificado sobre el AI Act?

El reglamento no exige un certificado universal obligatorio. La empresa debe adoptar medidas adecuadas para apoyar el desarrollo de competencias en IA; puede documentar talleres internos, instrucciones y ejercicios relacionados con las herramientas utilizadas.

¿Las obligaciones sobre sistemas de alto riesgo ya se aplican en octubre de 2026?

El calendario modificado prevé su aplicación a partir del 2 de diciembre de 2027 para los sistemas del anexo III y del 2 de agosto de 2028 para los vinculados a productos regulados del anexo I. Las prohibiciones y otras obligaciones, como las de transparencia, tienen un calendario distinto.

¿Una herramienta de IA instalada en local queda fuera del reglamento?

El alojamiento local no supone una exención general. Puede modificar los flujos de datos y los riesgos técnicos, pero la clasificación jurídica sigue dependiendo del sistema, de su uso y del papel de la empresa.

¿Basta con una aprobación humana para que un agente cumpla el reglamento?

La aprobación no sustituye la clasificación del sistema ni las demás obligaciones aplicables. Además, debe ser efectiva: la persona necesita información, tiempo y autoridad suficientes para rechazar o corregir el resultado.

AI Act: lista de verificación de cumplimiento para empresas que utilizan agentes y herramientas de IA